无论是体制内单位还是企业,都会有各种系统流程,例如出差报账、各种审批、OA内网办公、上下班打卡机、物品采购、借阅等,很多同事都或多或少的抱怨过走手续找各部门签字,手续复杂,效率降低等等。
但我认为这种被固化为系统的流程恰恰是提高了效率,各种流程的存在,使得这部分工作都是机械化的、按部就班的执行。这样做的好处就是一方面营造了一种良好的秩序氛围,另一方面这种形式就好比清单体形式,减少了错误的产生,纵使出现错误,也有迹可查,从而提高了效率。
在生活中也是如此,我们需要把一些机械化的程序也要固化成系统,即列成清单,例如经常需要出差的就可以把每次出差需要整理的物品列一个清单,这样每次整理物品的时候就可以按照清单列出的物品,既减少遗漏的可能性,又可以节省思考的精力。
当然,任何事情都有它受制约的一面,例如我单位把所有外网都撤销,换成OA内网办公,这是没有问题的的,但是考虑到外网的需要,每个部门会配置一台外网机,但是拷的资料是不允许用在内网机的,结果各部门专门开了一个会议讨论如何解决这个问题,结果执行了一段时间还是以失败告终。所以我认为,如果一些流程运行了一段时间,发现并不适应单位现状,不但没有提高效率,反而会打乱秩序,这种情况下,就需要及时优化或改正。