如何做到事半功倍？我们需要做到从事务管理转向以项目管理为核心的结果管理。也就是说我们要从“做什么”转向“实现什么”。

什么是事半功倍？事就是指事务、行动，功就是指结果。今天的课程主要有三个方面的内容：一是方法；二是例子；三是软件操作。

最精炼的项目管理术

1、方法。这个方法大家并不陌生。在事务和行动管理当中，易效能的三个流程：收集——排程——执行。其中在排程这个环节，我们使用到三个问句，基于反思的三个问句，我们才可以把收集下来的杂事转化为行动，同时对行动进行排程。收集就是把各项事务从大脑中清空，把它写在纸上，或者写在我们的软件omnifocus或者奇妙清单的收件箱当中。收集下来的是杂事，能够管理的不是杂事而是行动。因为行动是我+动词+关键人+事情，当你获得行动时的描述，我们的大脑就获得提醒，就可以马上执行了。也只有把杂事转化为行动，我们才能够被排程。

把杂事转化成行动的三个问句，其实就是我们反思的心法，排程之前要问这三个问题，对每一件事要不要做？我要的结果是什么？下一步的行动是什么？

其中，要不要做是一种价值的判断

我要的结果说基于要做这件事的基础上，要去寻找我们这件事最终要出怎么样的结果。

基于结果的思考，我们要推出下一步，也就是我们第一步的行动是什么？

以体检为例。体检是一个杂事。问要不要做的时候，确定要做；要做的结果是什么？我要拿到体检报告；下一步的行动是什么？基于现状出发，我的下一步行动是我打电话给体检中心预约体检时间。这句话里面包含我+动词+关键人+事情。这是一种电话的情境清单，我们可以把它排程到情境清单中的电话清单当中。

基于反思的三个问句，我们可以把收集在收件箱中的事务每一个都转化成为行动，排程到日历和各种情境清单当中。

当我们有日历和情境清单时，我们可以4D执行。

第一个D，delete，删除掉不重要的事；

第二个D，do，做重要的事；

第三个D，delegate 委托不重要的事；

第四个D ，delay，推迟不重要的事。

基于反思的三个问题，尤其是第二个问题，我们确定要做的结果是什么，然后据此确定下一步的行动是什么？什么是项目管理的呢？就是根据自己想要的结果，把之后的所有行动都写下来。这时就把杂事转化为项目清单。

2、项目清单的例子——体检。

如果我们认为体检这件事非常重要，我们要把体检的所有环节都写下来，我们就会发现，体检就会升格为项目，它下面有N个行动，就会变成行动管理。下面的N个下一步都是为了体检完成，我们把它都写下来。项目是体检，要不要做？要做。要的结果是什么？拿到体检报告。怎么做呢？第一步，打电话预约体检；第二步，外出去体检；第三步，等待体检报告；第四步，查看体检报告。有没有第五步取决于体检报告。

体检变成了四个步骤。这四个步骤分别属于不同的情境清单。打电话预约属于电话清单，外出体检属于外出清单，等待体检报告是等待清单，查看体检报告是在智能设备上的情境清单。这些都围绕一个项目——体检，知道自己的身体状况。

所谓项目，其实就是一组围绕着特定结果的行动。

引入项目的概念以后，我们的清单就会分为情境的分类、项目的分类。因为我们做的事情很多，我们需要不同的项目。

如果使用OMNIFOCUS,打开一件事，有项目属性，有上下文属性，有日期属性。其中项目属性就是属于哪个项目，上下文属性就是情境清单。要从事务的管理，转向结果管理。

先从单个事件处理，先做紧急重要的事。然后把重要的事转成项目来做，我们的视角就从一天转为一周或者三个月以内。初学者我建议视角为三个月，慢慢的转为半年，最终如果成为高手，可以转为一年内。也就是说，基于三个月内的结果列出行动清单，慢慢的转向半年内要出的结果，一年内要出的结果。

结果一，列出项目，列出这个项目达成的N个下一步；

结果二，列出项目，，列出这个项目达成的N个下一步；.......

举个例子，举办 婚礼。1、要不要做？要做。2、想要的结果？终身难忘的婚礼。3、下一步行动时什么？确定日子、选酒店、拍婚纱照，写邀请函、订酒席、选伴郎伴娘，等等~把每一个杂事转向行动的描述，进行情境的分类，就拥有了举办婚礼的N个下一步。

可以运用思维导图的方式，围绕一个中心分主题多层次的项目清单的列表。思维导图是一个过程~

拆解杂事为项目，逐一完成下一步，最终完成任务，实现梦想。

3、软件的操作。

（1）OMNIFOCUS.有一个项目键，可以建三级，第一级是项目，第二级是文件夹，第三级是行动。这里的项目是指软件的分类的方法，并不是我们所说的项目?？梢栽谙钅恐写唇ㄐ卸宓?。然后可以建其他的项目，比如结婚、买房、出国旅行、装修搬家等。行动清单里放一些零散的，没有项目归属的，放到行动清单里。其他有归属的，单独建项目清单里就好。

（2）奇妙清单。每一个清单都可以创建1个项目。也要建立一个默认的项目——行动清单。其他项目用一个清单创建一个。